Per costituire una società (in altre parole per conferire la personalità giuridica a un’entità nuova oppure già in essere), è necessario presentare domanda alla Companies House. La Companies House conta tre uffici principali: a Cardiff, Edinburgh e Belfast. Se il richiedente vuole che la nuova società sia registrata in Inghilterra e nel Galles, la domanda dovrà essere presentata presso la sede di Cardiff. Il richiedente deve consegnare una serie di documenti prestabiliti, di sotto elencati: I due documenti costitutivi della società, ovvero l’atto costitutivo (Memorandum of Association) e lo statuto (Articles of Association). L’atto costitutivo contiene una serie di informazioni predefinite quali la denominazione, il tipo di società che si intende porre in essere ed i dettagli relativi al capitale azionario previsto. A meno che la società non sia del tipo “non limitato”, l’atto costitutivo dovrà altresì contenere una dichiarazione standard sulla limitazione della responsabilità dei soci. Lo statuto contiene le regole amministrative interne della società e disciplina materie quali le modalità di nomina degli amministratori della società, i diritti dei soci e la conduzioni delle assemblee societarie.
La legge fornisce un modello standard di statuto e nel caso in cui una società di nuova costituzione intendesse adottare tale statuto modello per intero, essa dovrà semplicemente dichiarare all’atto della domandala sua intenzione di adottarlo in toto oppure in parte, indicando le modifiche. Il nuovo incorporated busienss deve inoltre fornire i dettagli prescritti relativi alle persone che andranno a ricoprire le cariche di primo amministratore (o primi amministratori) e di primo segretario dellasocietà. In questo documento è inoltre registrato l’indirizzo della sede legale della società. Come ultima documentazione, la nuova società dovrà presentare una attestazione di conformità la quale conferma che sono stati rispettati i disposti del Companies Act in materia di registrazione. La dichiarazione viene resa da un solicitor ingaggiato per la formazione della società oppure da una persona indicataquale amministratore o segretario della società.
Una volta accettata la domanda per la costituzione della nuova società, la Companies House emetterà un certificato di costituzione e la società acquista personalità giuridica. Presso la Companies House viene aperta una posizione relativa alla società e i documenti costituitivi diventano così i primi documenti ad essere conservati nell’archivio. Tutti i documenti successivamente depositati dalla società verranno di volta in volta aggiunti all’archivio.
In inghilterra, non è necessario avvalersi dei servizi di un professionista per costituire una limited company sebbene sia auspicabile ottenere la consulenza di un professionista contabile o di un solicitor per quanto riguarda la via più idonea per redigere gli atti costitutivi della nuova società.
L’ ausilio di un professionista come puo’ essere un Accountant qualificato sul territorio e’ particolarmente consigliato per chi acquisisca una società già costituita – cosiddette shelf companies. Dopo l’acquisizione, i nuovi controllanti della società possono cambiarne la denominazione e la sede legale e apportare qualsivoglia modifica all’atto costitutivo e allo statuto.
